Einfache Workflow-Automatisierung mit Office365

Einfache Workflow-Automatisierung mit Office365 6

Sie haben immer wiederkehrende Prozess-Workflows, welche simple manuelle Arbeit verursacht? Sie möchten ihren Mitarbeitern einfache Prozesse automatisieren, möchten aber nicht viel Geld in eine teure Automatisierungssoftware investieren? Dann kann Microsoft Flow für Sie die perfekte Lösung sein.

Lizenzierung

Microsoft Flow gibt es in 4 Varianten. Für viele Flow-Benutzer wird eine kostenlose Variante genügen. Zum einen gibt es eine Free-Variante, andererseits ist aber eine bessere Variante in vielen Office365-Paketen dabei. Es gibt noch 2 weitere Flow-Tarife, welche pro Monat 5 oder 15 USD kosten. Eine detailierte Auflistung der Features findet sich auf der Microsoft Flow Website.

Connectors

Connectors nennt Microsoft die Schnittstellen zu den verschiedenen Softwaren, welche angesteuert werden können. In Flow sind 3 verschiedene Arten von Connectors vorhanden.

Standard-Connectors

Es gibt deutlich über 100 sogenannte Standard-Connectors. Diese sind in jedem Flow-Plan zu gebrauchen. Dazu zählen nebst Microsoft-Produkt-Connectors auch RSS-Feeds, Dropbox, Twitter etc. dazu.

Premium-Connectors

Nebst den Standard-Connectors sind auch Premium-Connectors verfügbar. Diese unterscheiden sich insofern, dass man einen bezahlten Flow-Plan haben muss. Diese Premium-Connectors können Produkte wie beispielsweise Salesforce, BitBucket, Jira, ServiceNow etc. ansteuern.

Custom-Connectors

Wer das gewünschte Produkt nicht ansteuern kann, kann sich selbst einen sogenannten Custom-Connector erstellen. Dies ist im Office365-Flow-Plan sowie in den Premium-Plans enthalten.

Templates

Es gibt sehr viele Templates, welche einfache Prozesse abdecken. Diese sind in Templates abgebildet. Für den Start in Flow ist es empfehlenswert, dass bestehende Templates genommen werden und die Automatisierung so stattfindet.

Create your own flow

Wir bei der Tech Data Schweiz wollten einen Azure Technical Newsletter aufbauen. Hierzu haben wir nun Office365 Forms sowie Microsoft Flow eingesetzt. Für einen einfachen Newsletter sind die beiden Tools absolut genügend, wobei dies natürlich nicht ein ausgereiftes und spezifisches Newsletter-Tool ersetzt.

How-To

Mit Office365 Forms und Microsoft Flow kann – wie im Beispiel zu sehen – ein Azure Technical Newsletter aufgebaut werden.

1. In Teams wird nun ein neuer Tab hinzugefügt, in dem Forms angezeigt werden soll.

2. Darin wird ein neues Forms angelegt, welches in unserem Fall «Azure Tech Newsletter» heissen soll.

Für den Azure Tech Newsletter wird ein neues Forms hinzugefügt. Um das Forms zu personalisieren, werden Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Sprache und Firma benötigt

3. Das Forms wird auf unsere Bedürfnisse erstellt. Daher brauchen wir Felder wie Vorname, Nachname, Email-Adresse, Sprache und Firma.

Unter «My Flows» kann ein Flow für das Team erstellt werden. Dies kann mittels eines Templates geschehen, wie auf dem Bild zu sehen ist.

4. Nun kommt Flows ins Spiel – unter https://flows.microsoft.com gehen wir auf «My Flows».

5. Wir möchten den Flow für das Teams erstellen, also wählen wir folglich «Team Flows» aus.

6. Nun erstellen wir einen neuen Flow anhand eines Templates.

Das Bild zeigt das Template «Form processing to Email and SharePoint

7. Für diesen Fall ist das Template «Form processing to Email and SharePoint» passend.

8. Beim Flow muss überprüft werden, ob sämtliche Connectoren funktionieren. Möglicherweise ist eine Authentifizierung notwendig.

Das Bild zeigt einen markierten Link, der die Forms-ID enthält, die rauskopiert werden muss.

9. Um einen Team-Flow mit einem Forms, welcher in Teams gespeichert ist, zum Laufen zu bringen, wird die FormsID benötigt. Diese lässt sich im Link herauskopieren, wenn diese Forms geteilt wird.

Zu sehen ist die Benutzeroberfläche mit den leeren Feldern für die Forms ID. Sie muss sowohl bei «When a new Response is submitted» als auch bei «Get response details» eingefügt weden.

10. Diese FormsId wird im Flow unter «When a new Response is submitted» reinkopiert.

11. Ebenfalls wird die FormsId unter «Get response details» reinkopiert.

12. Unter «Send email» können nun die Felder aus Forms ausgewählt werden.

13. Beim Empfänger muss logischerweise die «Email-Address» ausgewählt werden.

Fazit

Mit Flows lassen sich einfache Prozesse schnell und unkompliziert realisieren, wobei dies kein Ersatz zu ausgereiften Prozess-Automatisierungs-Tools ist. Falls nun komplizierte Prozesse automatisiert werden sollen, lohnt es sich, Azure Logic Apps Services oder Azure Automation anzusehen. Auch bei diesen Themen sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner.

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