Automatisation facile des workflows avec Office 365

Automatisation facile des workflows avec Office 365 6

Vous avez des workflows de processus répétitifs qui donnent lieu à des tâches manuelles simples? Vous aimeriez offrir à vos collaborateurs l’automatisation de processus simples sans trop investir dans un logiciel coûteux? Microsoft Flow pourrait bien être la solution idéale.

Octroi de licences

Microsoft Flow existe en quatre versions. La version gratuite sera suffisante pour de nombreux utilisateurs de Microsoft Flow. En outre, de nombreuses suites Office 365 incluent une meilleure version. Deux autres tarifs de Microsoft Flow sont disponibles au prix de 5 ou 15 USD par mois. Retrouvez une liste détaillée des caractéristiques sur le site web Microsoft Flow.

Connecteurs

Microsoft appelle «connecteurs» les interfaces vers les différents logiciels qui peuvent être contrôlés. Microsoft Flow met trois différentes sortes de connecteurs à disposition:

Connecteurs standards

Il existe plus de 100 connecteurs standards pouvant s’utiliser dans n’importe quel plan Microsoft Flow. Outre les connecteurs de produits Microsoft, on trouve les flux RSS, Dropbox, Twitter etc.

Connecteurs premium

Des connecteurs premium viennent s’ajouter aux connecteurs standards. Ces derniers nécessitent d’avoir un plan Microsoft Flow payé. Ces connecteurs premium permettent de contrôler des produits tels que Salesforce, BitBucket, Jira, ServiceNow etc.

Connecteurs personnalisés

Si vous ne pouvez pas contrôler le produit souhaité, vous pouvez créer vous-même ce qu’on appelle un connecteur personnalisé. Cette fonction est comprise dans le plan Microsoft Flow d’Office 365 et dans les plans premium.

Modèles

De très nombreux modèles prennent en considération les processus simples. Ces processus sont reproduits dans les modèles. Pour démarrer avec Microsoft Flow, il est recommandé de réaliser l’automatisation à l’aide de modèles existants.

Créez votre propre flux

Tech Data (Schweiz) GmbH a créé une newsletter technique Azure. Pour ce faire, nous avons utilisé Office 365 Forms et Microsoft Flow. Ces deux outils suffisent tout à fait pour une newsletter simple. Toutefois, ils ne remplacent pas un outil abouti et spécifique pour newsletters.

Marche à suivre

1. Dans Teams, nous avons ajouté un nouvel onglet, dans lequel Forms doit s’afficher.

2. Un nouveau formulaire y est créé. Dans notre cas, nous le nommons «Azure Tech Newsletter».

3. Nous adaptons le formulaire à nos besoins, c’est-à-dire avec les champs Prénom, Nom, Adresse, e-mail, Langue et Société.

4. C’est ici que Microsoft Flow entre en jeu. Sur https://flows.microsoft.com nous allons sur «My flows» (Mes flux).

5. Nous souhaitons créer le flux pour l’équipe, donc nous sélectionnons «Team flows» (Flux d’équipe).

6. Nous créons alors un nouveau flux à l’aide d’un modèle.

7. Dans ce cas, c’est le modèle «Form processing to Email and SharePoint» (Envoi des formulaires traités par e-mail et dans SharePoint) qui convient.

8. Il faut vérifier si tous les connecteurs fonctionnent dans Microsoft Flow. Une authentification peut être requise.

9. Le Forms ID est nécessaire pour faire fonctionner un flux d’équipe avec un formulaire enregistré dans Teams. Ce Forms ID peut être copié à partir d’un lien lorsque ce formulaire est partagé.

10. Le Forms ID est alors ajouté dans Microsoft Flow, dans «When a new Response is submitted» (Quand une nouvelle réponse est envoyée).

11. Le Forms ID est également copié dans «Get response details» (Obtenir les détails de la réponse).

12. Dans «Send email» (Envoi d’e-mail), il est possible de sélectionner les champs à partir de Microsoft Forms.

13. Pour Destinataire, il convient de sélectionner l’«adresse e-mail».

Conclusion

Microsoft Flow permet de réaliser rapidement et aisément des processus simples. Cependant, il ne remplace pas les outils d’automatisation de processus aboutis. Pour l’automatisation de processus complexes, on pourra se tourner vers Azure Logic Apps Services ou Azure Automation. Nous sommes votre interlocuteur compétent pour ces thèmes également.

Nous sommes là pour vous aider

Vous avez des questions? Vous avez besoin d’aide? Contactez-nous. Nous serons heureux de vous aider.

L’équipe de logiciels Tech Data

software@techdata.ch

+41 41 799 19 88

Dominic Benndorf